Privacyverklaring.

Wie zijn wij

VerhuurAgent is de verhuursoftware van Vintrix, een automatiseringsbureau voor het MKB. Vintrix is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens van bezoekers van deze website en van klanten die met VerhuurAgent werken.

Welke gegevens we verwerken

We verwerken alleen gegevens die nodig zijn voor onze dienstverlening of voor het functioneren van deze website.

Via het demo- en contactformulier

• Bedrijfsnaam en je huidige website
• Naam
• E-mailadres
• Telefoonnummer (als je dit invult)
• De inhoud van je bericht

Via het gebruik van deze website

• IP-adres (geanonimiseerd waar mogelijk)
• Type apparaat, browser en besturingssysteem
• Bezochte pagina's en tijdstip van bezoek
• Verwijzende website

Tijdens een samenwerking

• Contactgegevens van jou en je medewerkers
• Bedrijfsgegevens die nodig zijn voor de opdracht
• Reserverings- en klantgegevens die in je VerhuurAgent-omgeving worden verwerkt

In opdrachten waarbij we persoonsgegevens verwerken voor en namens jou als klant, treden wij op als verwerker in de zin van de AVG. We sluiten dan altijd een verwerkersovereenkomst af (het Data Pro Statement bij de NLdigital Voorwaarden 2025).

Waarom we gegevens verwerken

• Uitvoering van een overeenkomst. Om onze diensten te leveren en afspraken na te komen.
• Gerechtvaardigd belang. Om onze website te laten werken, te verbeteren en te beveiligen, en om contact te onderhouden met klanten en geïnteresseerden.
• Wettelijke verplichting. Voor bijvoorbeeld de fiscale bewaarplicht.
• Toestemming. Voor analytics en niet-strikt-noodzakelijke cookies vragen we vooraf toestemming.

Met wie we gegevens delen

We verkopen nooit gegevens. We delen alleen wat nodig is voor onze dienstverlening of voor het functioneren van de website. Met deze partijen sluiten we een verwerkersovereenkomst af.

• Hosting. Onze software en klantomgevingen draaien op servers in Amsterdam (DigitalOcean, regio AMS3).
• Demo- en contactformulier. Inzendingen worden verwerkt op onze eigen automatiseringsomgeving in Amsterdam en komen rechtstreeks in onze mailbox terecht. Er zit geen externe formulierverwerker tussen.
• E-mail. Voor het versturen van notificaties en bevestigingen gebruiken we Resend (e-mailinfrastructuur).
• Google (Analytics). Voor website-analytics gebruiken we Google Analytics 4 van Google LLC, uitsluitend na jouw toestemming. Google treedt op als verwerker. Gegevens kunnen in de Verenigde Staten worden verwerkt; de doorgifte is gedekt door de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
• Boekhouding. Facturen en klantgegevens worden verwerkt in ons boekhoudsysteem.

Hoe lang we gegevens bewaren

• Demo- en contactaanvragen. Maximaal 12 maanden, tenzij het leidt tot een samenwerking.
• Klantdossiers. Voor de duur van de samenwerking plus maximaal 2 jaar na afronding.
• Administratie en facturen. Zeven jaar, op basis van de fiscale bewaarplicht.
• Analytics. Maximaal 14 maanden via Google Analytics 4.

Cookies en analytics

Deze website gebruikt functionele cookies die nodig zijn om de site te laten werken. Daarnaast gebruiken we Google Analytics 4 om te begrijpen hoe bezoekers de site gebruiken. Voor analyticscookies vragen we vooraf om toestemming. Zolang je geen toestemming geeft, worden er geen analyticscookies geplaatst en wordt Google Analytics niet geladen.

• We anonimiseren IP-adressen waar dat kan.
• We delen geen gegevens voor advertentiedoeleinden.
• Analytics-gegevens bewaren we maximaal 14 maanden.
• Je kunt je toestemming op elk moment intrekken via de knop Cookievoorkeuren onderaan elke pagina.

Jouw rechten

• Recht op inzage. Je mag weten welke gegevens we van je hebben.
• Recht op rectificatie. Kloppen gegevens niet? Dan passen we ze aan.
• Recht op verwijdering. In veel gevallen kunnen we gegevens op verzoek verwijderen.
• Recht op beperking. Je kunt vragen de verwerking tijdelijk stop te zetten.
• Recht op bezwaar. Tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
• Recht op dataportabiliteit. Je kunt je gegevens in een gangbaar formaat ontvangen.
• Recht om toestemming in te trekken. Als we gegevens verwerken op basis van toestemming.

Een verzoek stuur je naar privacy@vintrix.nl. We reageren binnen een maand.

Beveiliging

• Versleutelde verbindingen (HTTPS) op alle pagina's en API's.
• Per klant gescheiden opslag, inloggegevens en toegangspaden, met minimale toegangsrechten.
• Versleutelde opslag van API-sleutels en tokens.
• Dagelijkse back-ups met een retentie van 14 dagen.
• Een vaste werkwijze voor storingen en datalekken, conform de AVG-meldplicht.

Wijzigingen

We mogen deze privacyverklaring aanpassen. De meest recente versie staat altijd op deze pagina, met de datum van de laatste wijziging bovenaan. Bij ingrijpende wijzigingen informeren we klanten actief.

Contact en klachten

Vragen over deze verklaring of over hoe we met jouw gegevens omgaan? Mail naar privacy@vintrix.nl. Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.